骞赛跨境：企业贸易出海一站式解决方案；让每个工厂都有机会实现贸易全球化
骞赛跨境：企业贸易出海一站式解决方案；让每个工厂都有机会实现贸易全球化
外贸人想要在众多供应商中脱颖而出，需要精心策划一场专业的接待，让客户感受到我们的用心和专业，从而促成合作。
1.协助客户办理邀请函
对于首次访华或签证失效需要重新办理的客户，需提供邀请函。一般流程是签字盖章后回传给对方。
邀请函格式
XXXXX 公司
地址：XXXXXXXXXXXX（邀请方）
邀请函
202X 年 XX 月 XX 日
致相关人士：
我们在此告知，XXX（客户姓名）是我们在（国家）的重要客户，就市场推广与销售事宜开展业务往来及会议实属必要。在此，我们邀请以下人员来华：
姓名：XXX
国籍：XXX
护照号：XXX
此次访华时间为____至____。
若能获批所需签证，我们将不胜感激。感谢您的协助！
祝好
XXXXXX（职位）
公司：XXXXXX
签名
盖章
2.确定来访日期、人数及行程计划
确认客户到访时间、同行人数。
了解是否需要安排接机、预订酒店。
预订酒店时，需询问客户的预算、房型、吸烟习惯等。
提供几个酒店选项并附上网址供客户选择。
了解客户的特殊需求，例如是否喜欢健身设施等。
3.工厂参观准备
提前清洁办公室、展厅和产线。
确保生产线整洁有序，避免乱堆放现象。
保证品质测试设备正常运转，以免客户怀疑生产管理不规范。
可在公司大厅的显示屏上制作欢迎标语，提高客户体验。
4.了解客户背景，明确拜访目的
分析客户类型：零售商、批发商还是贸易商？
了解客户的经营产品、市场覆盖范围、业务模式。
复盘客户的邮件往来，明确关注重点（价格、品质、售后、新品等）。
根据客户的重要性，组织团队研讨，制定接待策略。
5.准备样品与宣传资料
提前准备客户感兴趣的样品，确保无瑕疵。
额外准备一些备选样品，供客户参考。
准备充足的产品目录册、企业介绍资料。
在会议室电脑上预存PPT和相关文件，确保顺利展示。
PPT 内容应包括：
企业优势（市场分析、合作伙伴等）。
组织架构。
业务流程（售后服务、投诉处理等）。
研发实力（团队、荣誉证书、产品认证等）。
在会议室准备咖啡、茶水、饼干等。
6.准备礼物
视客户重要性准备礼品。
欧美客户普遍喜欢中国传统文化相关礼品。
重要客户可赠送定制产品模型或独特纪念品。
引领客户入座，准备茶水，交换名片。
通过PPT介绍公司、产品，展示质量认证和成功案例。
关注客户反馈，重点讲解他们感兴趣的内容。
洽谈环节了解客户需求，并分享我们的解决方案。
尽可能当场敲定订单细节，加速成交。
记录会议内容，防止遗漏。
视情况可使用录音设备，以便后续复盘。
按生产流程引导客户参观，以便他们理解生产工艺。
展示产品质量把控环节（原料检验、半成品检测、成品检验等）。
若有研发部门，可带客户参观，展示新品研发能力。
询问客户饮食习惯，避免忌口（如印度客户不吃牛肉、穆斯林客户不吃猪肉等）。
若时间紧张可准备外卖，否则安排正式商务餐。
了解客户是否喜欢酒水，如部分欧洲客户更偏好啤酒。
用餐时适当寒暄，例如：
初次见面话题：旅途体验、对中国的印象、食物偏好等。
熟悉客户话题：兴趣爱好、体育、电影、家庭等（避免敏感话题，如收入、政治）。
询问客户是否可以拍照（如合影、厂区照片等）。
视客户需求安排额外活动，如茶文化体验、景点参观、购物等。
送客户至机场、酒店或指定地点。
会后复盘，整理会议记录，将洽谈要点整理成文件发给客户。
在邮件中感谢客户来访，并保持后续沟通，促成合作。
通过上述细致入微的接待流程，能大幅提升客户体验，提高合作成功率！
